अध्याय नोट्स - कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली | Indian Economy for Government Exams (Hindi) - Bank Exams PDF Download

लेखांकन में कंप्यूटर

अधिगम उद्देश्य: इस पाठ का अध्ययन करने के बाद छात्र निम्नलिखित करने में सक्षम होंगे:

• कंप्यूटर प्रणाली के तत्वों / घटकों को वर्गीकृत करना।
• कंप्यूटर प्रणाली की विशेषताओं / उपयोगिताओं को समझना।
• प्रबंधन सूचना प्रणाली और लेखा जानकारी प्रणाली के बारे में ज्ञान प्राप्त करना।
• रिपोर्ट जनरेशन में लेखांकन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना।
• कंप्यूटरीकृत लेखांकन के विभिन्न शैलियों का कौशल विकसित करना।

कंप्यूटरों का अर्थ: एक कंप्यूटर एक इलेक्ट्रॉनिक उपकरण है, जो निर्देशों के एक सेट द्वारा निर्दिष्ट अनेक कार्यों को करने में सक्षम है। इस सेट को कंप्यूटर प्रोग्राम कहा जाता है।

कंप्यूटर प्रणाली के तत्व

• हार्डवेयर
• सॉफ़्टवेयर
• लोग
• प्रक्रिया
• डेटा
• संयोगिता

1. हार्डवेयर: कंप्यूटर का हार्डवेयर भौतिक घटकों से बना होता है जैसे कि कीबोर्ड, माउस, मॉनिटर, प्रोसेसर आदि। ये इलेक्ट्रॉनिक और इलेक्ट्रो-मैकेनिकल घटक हैं।

2. सॉफ़्टवेयर: किसी विशेष समस्या को हल करने के लिए कंप्यूटर की मदद से सही भाषा में लिखे गए निर्देशों का एक अनुक्रम कंप्यूटर में फीड करना होगा। ऐसे निर्देशों का सेट 'प्रोग्राम' कहलाता है और प्रोग्रामों का सेट 'सॉफ़्टवेयर' कहलाता है। उदाहरण के लिए, एक विशेष सॉफ़्टवेयर को फीड करके कंप्यूटर को वेतन-रोल तैयार करने के लिए उपयोग किया जा सकता है, जबकि दूसरे सॉफ़्टवेयर को फीड करके इसे खातों को तैयार करने के लिए उपयोग किया जा सकता है, और तीसरे सॉफ़्टवेयर को फीड करके इसे इन्वेंटरी नियंत्रण के लिए उपयोग किया जा सकता है, आदि।

3. लोग : लोग मूलतः वे व्यक्ति हैं जो कंप्यूटर मेमोरी में स्थित सूचना प्रणाली को विकसित करने, बनाए रखने और उपयोग करने के लिए हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। वे कंप्यूटर प्रणाली का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा बनाते हैं। कंप्यूटर प्रणाली से जुड़े लोगों की मुख्य श्रेणियाँ हैं:

• (a) सिस्टम विश्लेषक
• (b) ऑपरेटर
• (c) प्रोग्रामर

4. प्रक्रियाएँ : प्रक्रिया का अर्थ है किसी निश्चित क्रम या तरीके में संचालन की एक श्रृंखला को वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए करना। ये तीन प्रकार की होती हैं:

• (a) सॉफ़्टवेयर-उन्मुख : कंप्यूटर प्रणाली के सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए आवश्यक निर्देशों का एक सेट प्रदान करता है।
• (b) हार्डवेयर-उन्मुख : घटकों और उनके संचालन के तरीकों के बारे में विवरण प्रदान करता है।
• (c) आंतरिक प्रक्रिया : डेटा का कंप्यूटर में सुचारू प्रवाह सुनिश्चित करने में मदद करती है, जो समग्र कंप्यूटर प्रणाली के प्रत्येक उप-प्रणाली के संचालन को अनुक्रमित करती है।

5. डेटा : ये तथ्य होते हैं (संख्याओं, पाठ आदि में हो सकते हैं) जो एक कंप्यूटर प्रणाली में एकत्रित और दर्ज किए जाते हैं। कंप्यूटर प्रणाली डेटा को संग्रहीत, पुनः प्राप्त, वर्गीकृत, व्यवस्थित और संश्लेषित करती है ताकि आवश्यकतानुसार सूचना उत्पन्न की जा सके। उदाहरण:

• 1. विभिन्न आवेदकों का बायोडाटा जब कंप्यूटर का उपयोग कर्मचारियों की भर्ती के लिए किया जाता है।
• 2. विभिन्न विषयों में विभिन्न छात्रों द्वारा प्राप्त अंक जब कंप्यूटर का उपयोग परिणाम तैयार करने के लिए किया जाता है।

6. कनेक्टिविटी : जिस तरीके से एक विशेष कंप्यूटर प्रणाली अन्य कंप्यूटरों से जुड़ी होती है (जैसे टेलीफोन लाइनों, माइक्रोवेव ट्रांसमिशन, सैटेलाइट लिंक आदि के माध्यम से) उसे कनेक्टिविटी का तत्व कहा जाता है।

कंप्यूटर प्रणाली के क्षमता या लाभ

कंप्यूटर प्रणाली के पास मानवों की तुलना में निम्नलिखित लाभ होते हैं।

• उच्च गति: कंप्यूटर अपनी संचालन की उच्च गति के लिए जाने जाते हैं और किसी कार्य को करने में मानवों की तुलना में कम समय लेते हैं। अधिकांश आधुनिक कंप्यूटर एक सेकंड में लाखों संचालन कर सकते हैं।
• सटीकता: कंप्यूटर अत्यंत सटीक होते हैं। इनके संचालन बिना किसी त्रुटि के होते हैं और इस प्रकार प्राप्त जानकारी अत्यधिक विश्वसनीय होती है। लेकिन कभी-कभी खराब प्रोग्रामिंग या असत्यापित डेटा फीडिंग के कारण त्रुटियाँ होती हैं। कंप्यूटर की शब्दावली में इसे गारबेज इन, गारबेज आउट (GIGO) कहा जाता है।
• विश्वसनीयता: इसकी विश्वसनीयता उस क्षमता को संदर्भित करती है जिसके साथ कंप्यूटर उपयोगकर्ता की सेवा करने के लिए कार्यशील रहता है। मानवों की तुलना में, ये थकान, ऊब या थकावट के प्रति प्रतिरक्षित होते हैं, और किसी भी कार्य को कई बार कर सकते हैं।
• बहुपरकारीता: यह कंप्यूटरों की विभिन्न कार्यों को करने की क्षमता को संदर्भित करता है। यह एक कार्यक्रम से दूसरे कार्यक्रम में स्विच कर सकता है। एक ही कंप्यूटर का उपयोग लेखांकन कार्य, स्टॉक नियंत्रण, बिक्री विश्लेषण और विभिन्न सॉफ़्टवेयर के उपयोग से खेल खेलने के लिए किया जा सकता है।
• भंडारण: कंप्यूटर की भंडारण क्षमता इतनी बड़ी होती है कि यह किसी भी मात्रा की जानकारी या डेटा को स्टोर कर सकता है। ऐसे डेटा को इसमें चुंबकीय डिस्क, फ्लॉपी डिस्क, पंच किए गए कार्ड या माइक्रोफिल्म आदि पर स्टोर किया जा सकता है। स्टोर की गई जानकारी को किसी भी समय पुनः प्राप्त किया जा सकता है और साथ ही इसे जल्दी से सही भी किया जा सकता है।

सीमाएँ : इतने सारे गुणों के बावजूद, कंप्यूटर निम्नलिखित सीमाओं से प्रभावित होते हैं।

• सामान्य ज्ञान की कमी : चूंकि कंप्यूटर अपने स्टोर किए गए प्रोग्राम के अनुसार काम करते हैं, इसलिए उनमें सामान्य ज्ञान नहीं होता।
• शून्य आई.क्यू. : कंप्यूटर बेवकूफ उपकरण हैं जिनका शून्य बुद्धिमत्ता गुणांक (IQ) होता है। वे किसी विशेष स्थिति में क्या करना है, इसे दृश्य या सोच नहीं सकते जब तक कि उन्हें उस स्थिति का सामना करने के लिए प्रोग्राम न किया गया हो।
• भावनाओं की कमी : कंप्यूटर में मानवों की तरह भावनाएं नहीं होती हैं क्योंकि वे मशीनें हैं। कोई भी कंप्यूटर मानव हृदय और आत्मा के समकक्ष नहीं होता।
• निर्णय लेने की कमी : निर्णय लेना एक जटिल प्रक्रिया है जिसमें जानकारी, ज्ञान, बुद्धिमत्ता, ज्ञान और निर्णय करने की क्षमता शामिल होती है। कंप्यूटर अपने आप निर्णय नहीं ले सकते।

लेखांकन में कंप्यूटरीकृत प्रणाली से संबंधित कुछ और सीमाएँ

• प्रशिक्षण की उच्च लागत : कंप्यूटर प्रणाली की उच्च लागत के अलावा, कंप्यूटरीकृत प्रणालियों के कुशल और प्रभावी उपयोग को सुनिश्चित करने के लिए प्रशिक्षित विशेषीकृत स्टाफ प्राप्त करने के लिए भारी राशि की आवश्यकता होती है।
• सिस्टम विफलता का खतरा : हार्डवेयर विफलता के कारण सिस्टम के क्रैश होने का खतरा और इसके परिणामस्वरूप कार्य की हानि इस प्रणाली की एक गंभीर सीमा है।
• स्टाफ का विरोध : जब भी लेखांकन प्रणाली को कंप्यूटरीकृत किया जाता है, तो मौजूदा स्टाफ से महत्वपूर्ण स्तर का प्रतिरोध होता है क्योंकि उन्हें डर होता है कि वे संगठन के लिए कम महत्वपूर्ण हो जाएंगे।
• विघटन : जब कोई संगठन इस प्रणाली में बदलता है, तो लेखांकन प्रक्रिया में काम और समय की महत्वपूर्ण हानि होती है। यह नए सिस्टम और प्रक्रियाओं के अनुकूलन के लिए लेखांकन स्टाफ को आवश्यक परिवर्तनों के कारण होता है।

कंप्यूटर के घटक : कार्यात्मक घटक इनपुट यूनिट, केंद्रीय प्रसंस्करण इकाई (CPU) और आउटपुट यूनिट में विभाजित होते हैं, जिन्हें निम्नलिखित रूप में वर्णित किया गया है।

(1) इनपुट यूनिट : यह डेटा को कंप्यूटर सिस्टम में दर्ज करने के लिए है। कीबोर्ड और माउस सबसे सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले इनपुट उपकरण हैं। अन्य ऐसे उपकरण हैं जैसे कि मैग्नेटिक टेप्स, डिस्क, लाइट पेन, ऑप्टिकल स्कैनर, स्मार्ट कार्ड रीडर आदि। इसके अलावा कुछ उपकरण हैं जो आवाज़ और शारीरिक स्पर्श पर प्रतिक्रिया करते हैं।

(2) सेंट्रल प्रोसेसिंग यूनिट (CPU) : यह कंप्यूटर हार्डवेयर का मुख्य भाग है जो वास्तव में डेटा को उस निर्देश के अनुसार संसाधित करता है जो इसे प्राप्त होता है। इसमें तीन यूनिट्स होती हैं:

• (a) एरिथमैटिक और लॉजिक यूनिट (ALU) : यह सभी गणितीय गणनाओं जैसे जोड़, घटाव आदि और चर के बीच तुलना करने वाले तार्किक कार्यों को करने के लिए जिम्मेदार है।
• (b) मेमोरी यूनिट : डेटा को संग्रहीत करने के लिए।
• (c) कंट्रोल यूनिट : यह कंप्यूटर सिस्टम की सभी अन्य यूनिट्स की गतिविधियों को नियंत्रित और समन्वयित करने के लिए जिम्मेदार है।

(3) आउटपुट यूनिट : डेटा को संसाधित करने के बाद, उत्पन्न जानकारी को मानव-पठनीय और समझने योग्य रूप में आवश्यक होती है। आउटपुट उपकरण इस कार्य को करते हैं। सामान्यतः उपयोग किए जाने वाले उपकरण हैं मॉनिटर, प्रिंटर, ग्राफिक प्लॉटर (बाहरी) और मैग्नेटिक स्टेज उपकरण (आंतरिक)। एक नया उपकरण भी विकसित किया गया है जो मानव भाषण की तरह ध्वनि उत्पन्न करने में सक्षम है।

ऑपरेटिंग सॉफ़्टवेयर : ऑपरेटिंग सॉफ़्टवेयर एक प्रोग्रामों का सेट है जिसका उपयोग कंप्यूटर विभिन्न उद्देश्यों के लिए करते हैं। ऑपरेटिंग सॉफ़्टवेयर कंप्यूटर सिस्टम का एक आवश्यक भाग है। ऑपरेटिंग सॉफ़्टवेयर के बिना कंप्यूटर कार्य नहीं कर सकता। कई ऑपरेटिंग सॉफ़्टवेयर हैं जैसे Windows, Excel आदि।

यूटिलिटी सॉफ़्टवेयर: यूटिलिटी सॉफ़्टवेयर एक सेट है कंप्यूटर प्रोग्रामों का जो कंप्यूटर में सहायक कार्य करने के लिए उपयोग किया जाता है। यूटिलिटी सॉफ़्टवेयर अत्यधिक विशेषीकृत होते हैं और केवल एक ही कार्य या कार्यों के छोटे समूह को करने के लिए डिज़ाइन किए जाते हैं।

एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर: एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर एक सेट है प्रोग्रामों का जो विशेष कार्य करने के लिए डिज़ाइन और विकसित किया गया है जैसे कि लेखांकन, कार्य प्रसंस्करण आदि। उदाहरण के लिए, टैली एक एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर है।

लेखांकन सूचना प्रणाली (AIS): लेखांकन सूचना प्रणाली एक प्रणाली है जो एक व्यापार संगठन के बारे में मौद्रिक रूप में जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने, संक्षेपित करने और रिपोर्ट करने का कार्य करती है। यह व्यवसाय संचालन का विस्तृत वित्तीय रिकॉर्ड बनाए रखती है और डेटा को मूल्यवान जानकारी में परिवर्तित करती है। इसलिए, लेखांकन सूचना प्रणाली (AIS) प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS) का एक उप-प्रणाली है। AIS एक संरचना है जो उपयोगकर्ताओं को व्यापार डेटा एकत्र करने और उपयोग करने की अनुमति देती है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली (MIS): यह डेटा को एकत्र करने, संसाधित करने, संग्रहित करने और जानकारी के रूप में प्रसारित करने की एक योजनाबद्ध प्रणाली है, ताकि निर्णय लेना और एक संगठन का प्रबंधन किया जा सके।

लेखांकन में कंप्यूटर का उपयोग

• लेन-देन का रिकॉर्ड करना: सभी व्यापार लेन-देन को सही और समय पर रिकॉर्ड करें।
• लेजर खाता तैयार करना: कंप्यूटर दिए गए लेन-देन के आधार पर सभी लेजर खाते तैयार करता है, जैसे कि नकद, देनदार, बिक्री खाता आदि।
• ट्रायल बैलेंस का निर्माण: यह लेजर खातों के अनुसार ट्रायल बैलेंस तैयार करता है।

4. अंतिम खाता तैयार करना: इसका उपयोग ट्रेडिंग खाता, P&L खाता और बैलेंस शीट तैयार करने के लिए किया जाता है।

कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली की विशेषताएँ

कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली डेटाबेस के सिद्धांत पर आधारित है। इस प्रणाली की निम्नलिखित विशेषताएँ हैं:

• 1) लेखांकन डेटा का ऑनलाइन इनपुट और संग्रहण।
• 2) खरीद और बिक्री चालानों का प्रिंटआउट।
• 3) प्रत्येक खाता और लेनदेन को एक अद्वितीय कोड सौंपा जाता है।
• 4) खातों का समूह बनाना प्रारंभ से ही किया जाता है।
• 5) प्रबंधन के लिए तात्कालिक रिपोर्ट, उदाहरण के लिए, स्टॉक स्टेटमेंट, ट्रायल बैलेंस, आय विवरण, बैलेंस शीट, पेरोल रिपोर्ट, टैक्स रिपोर्ट आदि।

लेखांकन प्रक्रिया का स्वचालन

जब लेखांकन कार्य कंप्यूटराइज्ड लेखांकन सॉफ़्टवेयर द्वारा किए जाते हैं, तो इसे लेखांकन प्रक्रिया का स्वचालन कहते हैं। लेखांकन प्रक्रिया के स्वचालन के तहत मानव गतिविधि लेखांकन सॉफ़्टवेयर की तुलना में कम होती है, जिसे अधिक उपयोग किया जाता है।

इसलिए, लेखांकन कार्य जैसे कि लेजर में पोस्टिंग, संतुलन, ट्रायल बैलेंस और अंतिम खातों को कंप्यूटर द्वारा तैयार किया जाता है।

स्वचालन के स्तर

स्वचालन के विभिन्न स्तर होते हैं:

• (I) योजना: इस स्तर के तहत स्वचालन के लिए आकार और व्यापार लेनदेन का मूल्यांकन किया जाता है।
• (ii) लेखांकन सॉफ़्टवेयर का चयन: बाजार में कई लेखांकन सॉफ़्टवेयर उपलब्ध हैं। इसलिए, इस स्तर पर कंपनी की आवश्यकता के अनुसार उपयुक्त लेखांकन सॉफ़्टवेयर का चयन किया जाना चाहिए।
• (iii) लेखांकन हार्डवेयर का चयन: इस स्वचालन स्तर के तहत कंप्यूटर हार्डवेयर का चयन किया जाता है। यह हार्डवेयर ऐसा होना चाहिए जो लेखांकन आवश्यकताओं को पूरा कर सके और लेखांकन सॉफ़्टवेयर का समर्थन कर सके।

(iv) खातों का चार्ट: इस चरण के तहत आवश्यक खातों के प्रमुखों की सूची तैयार की जाती है।

(v) खातों का समूह बनाना: खर्चों, आय, संपत्तियों और देनदारियों के लिए विभिन्न लेन-देन होते हैं। इन सभी लेन-देन को सीधे दिखाया नहीं जा सकता। इसलिए, इन लेन-देन को वेतन, वेतन, छूट और आयोग आदि के रूप में समूहित किया जाता है।

(vi) रिपोर्टों का निर्माण: यह स्वचालन का अंतिम चरण है, जिसके तहत अंतिम रिपोर्टें नकद पुस्तक, जर्नल, लेजर, परीक्षण संतुलन, लाभ और हानि खाता और बैलेंस शीट आदि के रूप में तैयार की जाती हैं।

हस्तचालित और कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली की तुलना

लेखा सॉफ़्टवेयर का स्रोत

भारत सॉफ़्टवेयर बनाने वाले देशों में से एक है, इसलिए, लेखा सॉफ़्टवेयर भारतीय बाजार में जल्दी उपलब्ध होते हैं। लेकिन यह जानना अधिक महत्वपूर्ण है कि आपको लेखा सॉफ़्टवेयर की क्या आवश्यकता है। सामान्यतः, भारत में टैली लेखा सॉफ़्टवेयर का उपयोग किया जाता है, जो बाजार में आसानी से उपलब्ध है।

(1) तैयार सॉफ़्टवेयर: तैयार सॉफ़्टवेयर वे सॉफ़्टवेयर होते हैं जो किसी विशेष उपयोगकर्ता के लिए नहीं बल्कि सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए विकसित किए जाते हैं। उपलब्ध कुछ तैयार सॉफ़्टवेयर हैं टैली, Ex, Busy। ऐसे सॉफ़्टवेयर आर्थिक हैं और उपयोग के लिए तैयार हैं। ऐसे सॉफ़्टवेयर हर उपयोगकर्ता की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते।

(2) कस्टमाइज्ड सॉफ़्टवेयर: कस्टमाइज्ड सॉफ़्टवेयर का अर्थ है तैयार सॉफ़्टवेयर को उपयोगकर्ता की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित करना। तैयार सॉफ़्टवेयर को व्यवसाय की आवश्यकता के अनुसार संशोधित किया जाता है। स्थापना, रखरखाव और प्रशिक्षण की लागत तैयार सॉफ़्टवेयर की तुलना में अपेक्षाकृत अधिक होती है। ये पैकेज उन मध्यम या बड़े व्यापारिक उद्यमों द्वारा उपयोग किए जाते हैं जिनमें वित्तीय लेन-देन कुछ हद तक विशेष होते हैं।

(3) विशेष रूप से निर्मित सॉफ़्टवेयर: यह सॉफ़्टवेयर उन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विकसित किए जाते हैं जो उपयोगकर्ता और डेवलपर्स के बीच चर्चा पर आधारित होते हैं। ऐसे सॉफ़्टवेयर प्रभावी प्रबंधन सूचना प्रणाली को बनाए रखने में मदद करते हैं। इन सॉफ़्टवेयर की लागत बहुत अधिक होती है और इन पैकेजों का उपयोग करने के लिए विशेष प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।

लेखा सॉफ़्टवेयर स्रोत करने से पहले सामान्य विचार

• (I) लचीलापन: एक कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर प्रणाली को डेटा प्रबंधन और रिपोर्ट तैयार करने के संबंध में लचीला होना चाहिए।
• (ii) रखरखाव लागत: लेखा सॉफ़्टवेयर ऐसा होना चाहिए जिसकी रखरखाव लागत कम हो।
• (iii) संगठन का आकार: लेखा सॉफ़्टवेयर संगठन की आवश्यकता और आकार के अनुसार होना चाहिए।
• (iv) अनुकूलन में आसानी: लेखा सॉफ़्टवेयर ऐसा होना चाहिए जिसे किसी भी संगठन में आसानी से लागू किया जा सके।
• (IV) डेटा की गोपनीयता: लेखा सॉफ़्टवेयर ऐसा होना चाहिए जो व्यापार डेटा की गोपनीयता अन्य लोगों से प्रदान करे।

खाता समूहों की तैयारी

खातों के समूह का मतलब है लेखा लेनदेन को विभिन्न शीर्षकों में वर्गीकृत करना जैसे कि संपत्तियों का समूह, देनदारियों का समूह, आय समूह और खर्च समूह। खातों के इस समूहकरण से अंतिम खातों का उपयोगकर्ताओं के लिए अर्थपूर्ण होता है।

लेखा रिपोर्टों का निर्माण

व्यापार डेटा एकत्र करने के बाद, इसे अर्थपूर्ण जानकारी में रूपांतरित किया जाता है। ऐसी संक्षिप्त और रूपांतरित जानकारी को रिपोर्ट के रूप में जाना जाता है। रिपोर्ट अधिक प्रभावी होती है यदि यह सटीक और समय पर डेटा पर आधारित हो। एक रिपोर्ट को उपयोगकर्ताओं के लिए प्रासंगिक होना चाहिए और इसमें सभी संबंधित जानकारी होनी चाहिए जैसे कि देनदारों की रिपोर्ट, क्रेडिटर्स की रिपोर्ट, ट्रायल बैलेंस और वित्तीय विवरण रिपोर्ट और अन्य।