NCERT समाधान - कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणाली | Indian Economy for Government Exams (Hindi) - Bank Exams PDF Download

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संक्षिप्त उत्तर:

प्रश्न 1: एक डेटाबेस एप्लिकेशन की चार बुनियादी आवश्यकताएँ बताएं।

उत्तर: एक डेटाबेस एप्लिकेशन की चार बुनियादी आवश्यकताएँ निम्नलिखित हैं:

• फ्रंट-एंड इंटरफेस- यह उपयोगकर्ता और डेटाबेस उन्मुख सॉफ़्टवेयर के बीच एक इंटरैक्टिव कनेक्टिंग लिंक के रूप में कार्य करता है, जिसके माध्यम से उपयोगकर्ता बैकएंड डेटाबेस से संवाद या इंटरैक्ट करता है।
• बैक-एंड डेटाबेस- यह डेटा भंडारण प्रणाली है जो उपयोगकर्ताओं से छिपी होती है। यह उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं का उत्तर देता है जिस हद तक उपयोगकर्ता को पहुंच प्राप्त है।
• डेटा प्रोसेसिंग- यह क्रियाओं का एक अनुक्रम है जो इनपुट डेटा को विभिन्न निर्णय लेने के लिए उपयोगी जानकारी में परिवर्तित करने के लिए लिया जाता है।
• रिपोर्टिंग सिस्टम- यह वस्तुओं का एक एकीकृत सेट है जिसमें सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल होती है जो एक रिपोर्ट बनाती है।

प्रश्न 2: लेखांकन पैकेज की विभिन्न श्रेणियाँ नामित करें।

उत्तर: लेखांकन पैकेज निम्नलिखित श्रेणियों में वर्गीकृत हैं:

• तुरंत उपयोग के लिए या रेडीमेड सॉफ़्टवेयर।
• कस्टमाइज्ड सॉफ़्टवेयर।
• टेलर्ड या टेलर-मेड सॉफ़्टवेयर।

प्रश्न 3: ऑपरेटिंग सिस्टम के दो प्रकारों के उदाहरण दें।

उत्तर: ऑपरेटिंग सिस्टम के निम्नलिखित दो प्रकार हैं:

• सिंगल-यूजर ऑपरेटिंग सिस्टम जैसे, DOS, Windows 95/97।
• मल्टी-यूजर ऑपरेटिंग सिस्टम जैसे, UNIX, LINUX।

प्रश्न 4: कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणालियों के विभिन्न लाभों की सूची बनाएं।

उत्तर: कंप्यूटरीकृत लेखांकन प्रणालियों के विभिन्न लाभ निम्नलिखित हैं:

• गति
• सटीकता
• विश्वसनीयता
• अप-टू-डेट जानकारी
• रीयल टाइम उपयोगकर्ता इंटरफेस
• स्वचालित दस्तावेज़ उत्पादन
• स्केलेबिलिटी
• पठनीयता

प्रश्न 5: 'रेडी-टू-यूज', 'कस्टमाइज्ड', और 'टेलर्ड' अकाउंटिंग पैकेज के उदाहरण दें। उत्तर: 'रेडी-टू-यूज' अकाउंटिंग पैकेज आमतौर पर छोटे आकार के उद्यमों द्वारा उपयोग किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, किराने की दुकानें, मेडिकल स्टोर, आदि। दूसरी ओर, 'कस्टमाइज्ड' अकाउंटिंग पैकेज मध्यम और बड़े व्यवसायों द्वारा उपयोग किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, शॉपिंग मॉल, अस्पताल, आदि। जबकि, 'टेलर्ड' अकाउंटिंग पैकेज भौगोलिक रूप से फैले व्यवसायों द्वारा उपयोग किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, MNCs, कम्युनिकेशन उद्योग, आदि।

प्रश्न 6: 'रेडी-टू-यूज' और 'टेलर्ड' अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के बीच अंतर बताएं। उत्तर:

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लंबे उत्तर: प्रश्न 1: एक कंप्यूटरीकृत अकाउंटिंग सिस्टम को परिभाषित करें। मैनुअल और कंप्यूटरीकृत अकाउंटिंग सिस्टम के बीच अंतर बताएं। उत्तर: कंप्यूटरीकृत अकाउंटिंग सिस्टम डेटाबेस के सिद्धांत पर आधारित है। यह एक अकाउंटिंग सूचना प्रणाली है जो वित्तीय लेनदेन और घटनाओं को सामान्यतः स्वीकृत अकाउंटिंग सिद्धांतों (GAAP) के अनुसार प्रोसेस करती है ताकि उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं के अनुसार रिपोर्टें उत्पन्न की जा सकें। कंप्यूटरीकृत अकाउंटिंग एक डेटाबेस उन्मुख एप्लिकेशन है, जिसमें लेनदेन डेटा को एक सुव्यवस्थित डेटाबेस में संग्रहित किया जाता है। अकाउंटिंग सिस्टम दो प्रकार के होते हैं, अर्थात् मैनुअल और कंप्यूटरीकृत अकाउंटिंग सिस्टम। मैनुअल और कंप्यूटरीकृत अकाउंटिंग सिस्टम के बीच कुछ अंतरों के बिंदु निम्नलिखित हैं।

प्रश्न 2: कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के मैनुअल लेखा प्रणाली पर लाभों पर चर्चा करें।

उत्तर: कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के मैनुअल लेखा प्रणाली पर विभिन्न लाभ निम्नलिखित हैं:

• गति: कंप्यूटर की गति बहुत अधिक होती है और यह विभिन्न कठिन कार्यों को करने में बहुत कम समय लेता है। कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के माध्यम से लेखा डेटा की प्रक्रिया मैनुअल प्रयासों की तुलना में अपेक्षाकृत तेजी से की जाती है।
• सटीकता: कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में, त्रुटियों की संभावना को न्यूनतम किया जाता है क्योंकि प्राथमिक लेखा डेटा को विभिन्न लेखा रिपोर्ट तैयार करने और बाद के उपयोग के लिए केवल एक बार दर्ज किया जाता है। दूसरी ओर, मैनुअल लेखा प्रणाली में, विभिन्न प्रकार की लेखा रिपोर्ट तैयार करने के लिए एक ही डेटा को कई बार पोस्ट करना आवश्यक होता है, जिससे लेखा त्रुटियों की संभावना बढ़ जाती है।
• विश्वसनीयता: चूंकि कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली दोहराए जाने वाले कार्यों को करने में अच्छी तरह से सुसज्जित होती है, इसलिए यह मैनुअल प्रणाली की तुलना में संचालन करने में अधिक विश्वसनीय होती है। इसके अलावा, कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली मैनुअल लेखा प्रणाली की सीमाओं जैसे थकान, ऊब, या थकावट आदि को पार करती है, जिससे विश्वसनीयता का स्तर बढ़ता है।
• अप-टू-डेट जानकारी: कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में, जब भी नया लेखा डेटा दर्ज और संग्रहीत किया जाता है, तो मौजूदा लेखा रिकॉर्ड स्वचालित रूप से अपडेट हो जाते हैं। उदाहरण के लिए, जब मशीनरी की खरीद से संबंधित एक लेनदेन कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में दर्ज किया जाता है, तो स्वचालित रूप से बैलेंस शीट के संपत्ति पक्ष पर नकद संतुलन और मशीनरी संतुलन तुरंत अपडेट हो जाता है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि किसी विशेष समय पर लेखा रिपोर्ट में नवीनतम जानकारी दिखाई दे। दूसरी ओर, मैनुअल लेखा प्रणाली के तहत रखे गए लेखा रिकॉर्ड नवीनतम स्थिति को दर्शाने में विफल रहते हैं। इसका कारण यह है कि यह हर बार लेनदेन होने पर रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए मानव मानसिक क्षमता और धैर्य पर निर्भर करता है।
• रीयल-टाइम उपयोगकर्ता इंटरफेस: अधिकांश स्वचालित लेखा प्रणाली कंप्यूटरों के नेटवर्क के माध्यम से आपस में जुड़े होते हैं। कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के तहत विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए एक ही समय में रीयल-टाइम आधार पर जानकारी उपलब्ध कराई जाती है। मैनुअल प्रणाली के तहत ऐसी सुविधा प्राप्त करना बहुत कठिन है क्योंकि इसके लिए लेखा रिकॉर्ड की कई प्रतियों की उपलब्धता की आवश्यकता होती है, जिन्हें कई उपयोगकर्ता एक ही समय में एक्सेस कर सकें।
• स्वचालित दस्तावेज़ उत्पादन: कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के तहत, लेखा रिपोर्ट जैसे कि नकद पुस्तक, परीक्षण संतुलन, खाता विवरण आदि प्राप्त करना बहुत आसान होता है। इसका कारण यह है कि अधिकांश कंप्यूटरीकृत प्रणाली में लेखा रिपोर्ट के मानकीकृत और उपयोगकर्ता-परिभाषित प्रारूप होते हैं, जो स्वचालित रूप से उत्पन्न होते हैं। दूसरी ओर, मैनुअल प्रणाली के तहत ऐसी आसानी का अनुभव नहीं किया जा सकता है, क्योंकि खाता पुस्तकें विभिन्न कर्मचारियों द्वारा तैयार की जाती हैं, जिससे व्यक्ति से व्यक्ति में भिन्नता होती है।
• स्केलेबिलिटी: लेखा की कंप्यूटरीकृत प्रणाली अत्यधिक स्केलेबल होती है, क्योंकि अतिरिक्त मानव शक्ति की आवश्यकता मुख्य रूप से डेटा प्रविष्टि के लिए होती है ताकि अतिरिक्त वाउचर को कंप्यूटर में दर्ज और संग्रहीत किया जा सके। इसलिए, अतिरिक्त लेनदेन की प्रक्रिया की अतिरिक्त लागत नई लेखाकारों को नियुक्त करने की लागत की तुलना में बहुत कम होती है।
• पठनीयता: कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में, लेखा रिकॉर्ड टाइप किए जाते हैं और मानक फ़ॉन्ट में प्रस्तुत किए जाते हैं। विभिन्न अक्षर विशेष रूप से संख्याएँ, वर्णमाला, ग्राफिक्स आदि अधिक स्पष्ट होते हैं और बिना किसी कठिनाई और अस्पष्टता के पढ़े जा सकते हैं। लेकिन, मैनुअल प्रणाली में, विभिन्न कर्मचारियों की लिखावट भिन्न होती है; परिणामस्वरूप, लिखित सामग्रियों को पढ़ने और व्याख्या करने में त्रुटियाँ होती हैं।

प्रश्न 3: विभिन्न प्रकार के लेखा सॉफ़्टवेयर का वर्णन करें, साथ ही उनके लाभ और सीमाएँ भी बताएं।

उत्तर: विभिन्न प्रकार के लेखा सॉफ़्टवेयर निम्नलिखित हैं:

• तुरंत उपयोग के लिए
• अनुकूलित
• विशेष रूप से तैयार किया गया

तुरंत उपयोग के लिए सॉफ़्टवेयर: यह प्रकार का सॉफ़्टवेयर बाजार में निर्धारित और मानक विशेषताओं के साथ उपलब्ध है। यह लेखा सॉफ़्टवेयर मुख्य रूप से छोटे आकार के व्यवसायों द्वारा उपयोग किया जाता है, जहाँ लेनदेन की संख्या ज्यादा नहीं होती। इसकी स्थापना और रखरखाव की लागत भी कम होती है। इसमें उपयोगकर्ताओं की सीमित संख्या होती है। इसकी अनुकूलता बहुत अधिक होती है क्योंकि इसे सीखना और संचालित करना अपेक्षाकृत आसान होता है। इसे अन्य सूचना प्रणालियों से जोड़ने का व्यापक दायरा नहीं होता।

अनुकूलित सॉफ़्टवेयर: अनुकूलित सॉफ़्टवेयर वह है जिसमें उपयोगकर्ताओं की विशेष आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए मानकीकृत विशेषताएँ होती हैं। यह लेखा सॉफ़्टवेयर की विशेषताओं को बदलने का अवसर प्रदान करता है। इस सॉफ़्टवेयर के कार्यों को उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं के अनुसार प्रोग्राम किया जा सकता है। यह प्रकार का सॉफ़्टवेयर मध्य और बड़े व्यवसायों की आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त है। इसकी स्थापना और रखरखाव की लागत तुलनात्मक रूप से अधिक होती है। इसे अन्य सूचना प्रणालियों से आसानी से जोड़ा जा सकता है।

विशेष रूप से तैयार किया गया सॉफ़्टवेयर: विशेष रूप से तैयार किया गया लेखा सॉफ़्टवेयर वह है जो उपयोगकर्ताओं की विशिष्ट आवश्यकताओं और स्पेसिफिकेशंस के अनुसार विकसित किया गया है। इस लेखा सॉफ़्टवेयर का उपयोग आमतौर पर बड़े व्यवसाय संगठनों में किया जाता है, जहाँ बहु-उपयोगकर्ता और भौगोलिक रूप से फैली हुई स्थानें होती हैं। यह उपयोगकर्ताओं की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया गया है और संगठनात्मक MIS का एक अनिवार्य हिस्सा है। इसमें उपयोगकर्ताओं की अनंत संख्या हो सकती है।

तुरंत उपयोग के लिए लेखा सॉफ़्टवेयर के लाभ:

• यह सॉफ़्टवेयर बाजार में आसानी से उपलब्ध है।
• यह कम महंगा है, क्योंकि इसमें बुनियादी और मानक विशेषताएँ होती हैं।
• इसमें प्रशिक्षण की आवश्यकता कम होती है।
• यह कम जटिल है।
• इसकी अनुकूलता बहुत अधिक होती है क्योंकि इसे सीखना और संचालित करना अपेक्षाकृत आसान होता है।
• यह छोटे आकार के व्यवसायों के लिए उपयुक्त है।

तुरंत उपयोग के लिए लेखा सॉफ़्टवेयर की सीमाएँ:

• इसमें उपयोगकर्ताओं की सीमित संख्या होती है।
• यह मध्य और बड़े व्यवसाय संगठनों के लिए उपयुक्त नहीं है, जहाँ लेनदेन की संख्या बहुत अधिक होती है।
• यह उपयोगकर्ताओं की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने में असफल होता है।
• इसमें डेटा गोपनीयता का स्तर कम होता है।
• इसे अन्य सूचना प्रणालियों से जोड़ने का व्यापक दायरा नहीं होता।

अनुकूलित और विशेष रूप से तैयार किए गए लेखा सॉफ़्टवेयर के लाभ:

• यह सॉफ़्टवेयर मध्य और बड़े व्यवसाय संगठनों के लिए उपयुक्त है।
• यह उपयोगकर्ताओं की विशिष्ट आवश्यकताओं और आवश्यकताओं को पूरा करता है।
• इसे संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित किया जा सकता है।
• इसमें सुरक्षा का उच्च स्तर होता है और यह डेटा के नुकसान और अनधिकृत पहुंच को कम करता है।
• यह बाजार में आसानी से अनुकरण या नकल नहीं किया जा सकता क्योंकि विभिन्न उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं में भिन्नता होती है।
• इसमें प्रशिक्षण की उच्च लागत नहीं होती क्योंकि प्रशिक्षण संगठन के भीतर अनुभवी कर्मचारियों द्वारा दिया जा सकता है।
• इसे अन्य सूचना प्रणालियों से आसानी से जोड़ा जा सकता है।
• यह संगठनात्मक MIS का एक अनिवार्य हिस्सा बनाता है।

अनुकूलित और विशेष रूप से तैयार किए गए लेखा सॉफ़्टवेयर की सीमाएँ:

• इसमें स्थापना और रखरखाव की उच्च लागत होती है।
• अनुकूलित सॉफ़्टवेयर विकसित करना एक समय-लेने वाली प्रक्रिया है और इसमें विकास की उच्च लागत होती है।
• इस सॉफ़्टवेयर का रखरखाव कठिन होता है क्योंकि डेवलपर्स के लिए ज्ञान की सीमित उपलब्धता होती है।
• इसमें मानक प्रशिक्षण मॉड्यूल की कमी होती है।

प्रश्न 4: 'लेखा सॉफ़्टवेयर कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों का एक अभिन्न हिस्सा है' स्पष्ट करें। लेखा सॉफ़्टवेयर की खोज से पहले सामान्य विचारों की संक्षिप्त सूची बनाएं।

उत्तर: लेखा सॉफ़्टवेयर वास्तव में कंप्यूटरीकृत लेखा प्रणालियों का एक अभिन्न हिस्सा है। लेखा सॉफ़्टवेयर का चयन लेखा पेशेवरों की कौशल और दक्षता के स्तर पर विचार करने के बाद किया जाना चाहिए। यह एक महत्वपूर्ण पहलू है जिस पर ध्यान देना आवश्यक है, क्योंकि लेखा पेशेवर लेखा के लिए जिम्मेदार होते हैं, न कि कंप्यूटर के लिए। निम्नलिखित कुछ महत्वपूर्ण बिंदु हैं जिन्हें किसी संगठन में लेखा सॉफ़्टवेयर लागू करने से पहले ध्यान में रखा जाना चाहिए:

• लचीलापन: यह सबसे महत्वपूर्ण कारक है जिसे लेखा सॉफ़्टवेयर की खोज से पहले विचार करना चाहिए। लेखा सॉफ़्टवेयर को डेटा प्रविष्टि, डेटा पुनर्प्राप्ति और रिपोर्ट डिजाइन बनाने में लचीला होना चाहिए। सॉफ़्टवेयर को विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम और विभिन्न कॉन्फ़िगरेशन वाले विभिन्न कंप्यूटरों पर चलाने में सक्षम होना चाहिए। यह उपयोगकर्ताओं के बीच कुछ लचीलापन प्रदान करना चाहिए और उपयोगकर्ताओं, ऑपरेटिंग सिस्टम और हार्डवेयर के बीच आसानी से स्विच करने की सुविधा देनी चाहिए।
• स्थापना और रखरखाव की लागत: लेखा सॉफ़्टवेयर का चयन मुख्य रूप से संगठन के लिए इसकी लागत पर निर्भर करता है। लेखा सॉफ़्टवेयर की लागत में संबंधित घटकों और हार्डवेयर की स्थापना की लागत, रखरखाव और संशोधन लागत, स्टाफ को प्रशिक्षण देने की लागत और डेटा विफलता की स्थिति में डेटा पुनर्प्राप्त करने की लागत शामिल होती है। एक संगठन को सॉफ़्टवेयर के लाभों का मूल्यांकन इसके लागत के मुकाबले करना चाहिए। मूल्यांकन के आधार पर, यदि लाभ लागत से अधिक हैं और यह संगठन के बजट में आता है, तो संगठन सॉफ़्टवेयर को लागू करेगा।
• संगठन का आकार: संगठन का आकार भी लेखा सॉफ़्टवेयर के चयन को निर्धारित करता है। छोटे आकार के संगठन, जहां व्यापार लेनदेन की मात्रा अधिक नहीं होती, आमतौर पर सरल और एकल उपयोगकर्ता-संबंधित सॉफ़्टवेयर चुनते हैं। दूसरी ओर, बड़े पैमाने पर संगठन, जहां व्यापार लेनदेन की मात्रा बहुत बड़ी होती है, बहु-उपयोगकर्ता आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए नवीनतम और जटिल सॉफ़्टवेयर का चयन करते हैं।
• प्रशिक्षण की आवश्यकता: सॉफ़्टवेयर के चयन पर प्रभाव डालने वाला एक अन्य कारक प्रशिक्षण की आवश्यकता है। कुछ लेखा सॉफ़्टवेयर हैं जिन्हें अपेक्षाकृत कम प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है और जो अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल होते हैं। जबकि कुछ अन्य जटिल सॉफ़्टवेयर हैं जिन्हें निरंतर और गहन प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।
• गोपनीयता का स्तर: अपेक्षित सुरक्षा का स्तर एक महत्वपूर्ण कारक है जिसे किसी संगठन को लेखा सॉफ़्टवेयर की खोज से पहले ध्यान में रखना चाहिए। सॉफ़्टवेयर को अनधिकृत पहुंच और डेटा में हेरफेर को रोकने में सक्षम होना चाहिए। इसमें सुरक्षा की अंतर्निहित सुविधाएं होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, अनुकूलित सॉफ़्टवेयर में उपयोगकर्ता अधिकारों को उनके कार्य या जिम्मेदारी के मानदंडों के अनुसार सीमित किया जा सकता है।
• डेटा का आदान-प्रदान करने की सुविधा: लेखा सॉफ़्टवेयर की डेटा स्थानांतरित करने की क्षमता एक अन्य महत्वपूर्ण कारक है जिसे इसके चयन के लिए विचार किया जाना चाहिए। लेखा सॉफ़्टवेयर को एक प्रणाली से दूसरी प्रणाली में डेटा का आसान और सुरक्षित स्थानांतरण करने में सक्षम होना चाहिए और डेटाबेस के माइग्रेशन के दौरान भी।
• उपकरण/एमआईएस रिपोर्ट: एक अन्य कारक जो सॉफ़्टवेयर चयन में मदद करता है वह है एमआईएस रिपोर्ट और संगठन में उनके उपयोग की सीमा।
• विक्रेता की प्रतिष्ठा और क्षमता: सॉफ़्टवेयर का चयन विक्रेता की क्षमता और दक्षता से भी प्रभावित होता है। यह बाजार में विक्रेता की प्रतिष्ठा, समान सॉफ़्टवेयर के उपयोगकर्ता समीक्षा, विक्रेताओं से बिक्री के बाद समर्थन सेवाओं की सीमा आदि पर निर्भर करता है।

प्रश्न 5: 'कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स सबसे अच्छा अकाउंटिंग सिस्टम है'। क्या आप सहमत हैं? टिप्पणी करें।

उत्तर: हाँ, हम इस कथन से सहमत हैं कि 'कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स सबसे अच्छा अकाउंटिंग सिस्टम है'। कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स के साथ काम करना बहुत आसान हो जाता है, जिससे अकाउंटिंग में त्रुटियों में कमी आती है। इसके अलावा, कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग रिपोर्ट्स अत्यधिक विश्वसनीय होती हैं, जिससे समग्र दक्षता में सुधार होता है। निम्नलिखित सकारात्मक पहलुओं के कारण, कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स निश्चित रूप से मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम्स पर एक बढ़त रखते हैं।

• गति - कंप्यूटर की गति बहुत उच्च होती है और यह विभिन्न कठिन प्रक्रियाओं को करने में बहुत कम समय लेता है। कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स के माध्यम से अकाउंटिंग डेटा की प्रोसेसिंग मैनुअल प्रयासों की तुलना में तेजी से होती है।
• सटीकता - कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स में, त्रुटियों की संभावना को कम किया जाता है क्योंकि प्राथमिक अकाउंटिंग डेटा केवल एक बार विभिन्न अकाउंटिंग रिपोर्ट्स तैयार करने और आगे के उपयोग और प्रक्रियाओं के लिए दर्ज किया जाता है। दूसरी ओर, मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम्स में, विभिन्न प्रकार की अकाउंटिंग रिपोर्ट्स तैयार करने के लिए समान डेटा को कई बार दर्ज करना आवश्यक होता है। इससे अकाउंटिंग त्रुटियों की संभावना बढ़ती है।
• विश्वसनीयता - चूंकि कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स दोहराए जाने वाले कार्यों को करने में सक्षम होते हैं, इसलिए ये मैनुअल सिस्टम की तुलना में अधिक विश्वसनीय होते हैं। इसके अलावा, कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स मैनुअल सिस्टम्स की सीमाओं जैसे थकान, बोरियत या थकावट आदि को पार करते हैं, जिससे विश्वसनीयता में वृद्धि होती है।
• अप-टू-डेट जानकारी - कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स में, जब भी नया अकाउंटिंग डेटा दर्ज और संग्रहित किया जाता है, मौजूदा अकाउंटिंग रिकॉर्ड अपने आप अपडेट हो जाते हैं। उदाहरण के लिए, जब मशीनरी की खरीद से संबंधित लेनदेन कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स में दर्ज किया जाता है, तो तुरंत कैश बैलेंस और बैलेंस शीट के संपत्ति पक्ष पर मशीनरी बैलेंस अपडेट हो जाता है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि किसी विशेष समय पर अकाउंटिंग रिपोर्ट्स में नवीनतम जानकारी प्रदर्शित होती है। दूसरी ओर, मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम्स के तहत बनाए गए अकाउंटिंग रिकॉर्ड नवीनतम स्थिति को प्रदर्शित करने में विफल होते हैं। यह मानव मानसिक क्षमता और धैर्य पर निर्भर करता है कि हर बार लेनदेन होने पर रिकॉर्ड को अपडेट किया जाए।
• रियल-टाइम उपयोगकर्ता इंटरफेस - अधिकांश स्वचालित अकाउंटिंग सिस्टम एक नेटवर्क के माध्यम से जुड़े होते हैं। विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए रियल-टाइम आधार पर जानकारी की उपलब्धता कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम के तहत सुगम होती है। मैनुअल सिस्टम के तहत ऐसी सुविधा उपलब्ध कराना बहुत मुश्किल है क्योंकि इसके लिए अकाउंटिंग रिकॉर्ड्स की कई प्रतियों की आवश्यकता होती है जिन्हें एक समय में कई उपयोगकर्ता एक्सेस कर सकें।
• स्वचालित दस्तावेज़ उत्पादन - कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स के तहत, कैश बुक, ट्रायल बैलेंस, खाता विवरण आदि जैसी अकाउंटिंग रिपोर्ट्स प्राप्त करना बहुत आसान होता है। इसका कारण यह है कि अधिकांश कंप्यूटराइज्ड सिस्टम में मानकीकृत और उपयोगकर्ता-परिभाषित फ़ॉर्मेट होते हैं जो स्वचालित रूप से उत्पन्न होते हैं। दूसरी ओर, मैनुअल सिस्टम के तहत ऐसी सुविधा नहीं होती है। इसका कारण यह है कि खाता पुस्तकें विभिन्न कर्मचारियों द्वारा तैयार की जाती हैं, जिससे यह व्यक्ति विशेष के अनुसार भिन्न होती हैं।
• स्केलेबिलिटी - कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स अत्यधिक स्केलेबल होते हैं क्योंकि अतिरिक्त मानव संसाधनों की आवश्यकता मुख्य रूप से डेटा प्रविष्टि के लिए होती है ताकि अतिरिक्त वाउचर को कंप्यूटर में दर्ज और संग्रहित किया जा सके। इस प्रकार, अतिरिक्त लेनदेन को संसाधित करने की अतिरिक्त लागत नए लेखाकारों को नियुक्त करने की लागत की तुलना में बहुत कम होती है।
• पठनीयता - कंप्यूटराइज्ड अकाउंटिंग सिस्टम्स में, अकाउंटिंग रिकॉर्ड्स को टाइप किया जाता है और मानक फ़ॉन्ट्स में प्रस्तुत किया जाता है। विभिन्न वर्ण, विशेष रूप से संख्या, वर्णमाला, ग्राफिक्स आदि अधिक स्पष्ट होते हैं और इन्हें बिना किसी कठिनाई और अस्पष्टता के पढ़ा जा सकता है। लेकिन, मैनुअल सिस्टम में, विभिन्न व्यक्तियों का लेखन भिन्न होता है; परिणामस्वरूप, लिखित सामग्री को पढ़ने और व्याख्या करने में त्रुटियाँ होती हैं।