अंतरव्यक्तिक कौशल जिसमें संचार कौशल शामिल हैं-1 | CSAT की तैयारी (हिंदी) - UPSC PDF Download

CSAT में महत्व: UPSC ने इस विषय को इसलिए प्रस्तुत किया है क्योंकि प्रशासनिक सेवाओं के लिए एक विशेष प्रकार की व्यक्तित्व की आवश्यकता होती है जो विभिन्न प्रकार की चुनौतियों के बावजूद प्रशासन के कार्य को सफलतापूर्वक कर सके। CSAT में, इस विषय से सीधे प्रश्न नहीं पूछे जाते हैं, लेकिन निर्णय लेने और समस्या समाधान से संबंधित प्रश्नों में उम्मीदवार के लिए अच्छे अंतर-व्यक्तिगत और संचार कौशल का होना आवश्यक है, ताकि प्रश्नों को हल करने के लिए एक सही दृष्टिकोण प्राप्त किया जा सके।

अंतर-व्यक्तिगत कौशल एवं संचार कौशल: संचार एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति या कई लोगों के बीच सूचना और विचारों का आदान-प्रदान और प्रवाह है, चाहे वह मौखिक हो या गैर-मौखिक। एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति के बीच संचार को आमतौर पर एक सरल त्रिकोण के रूप में चित्रित किया जाता है, जिसमें प्रेषक, संदेश और प्राप्तकर्ता शामिल होते हैं। कार्य क्षेत्र में संचार कौशल का अत्यधिक महत्व है, जैसे कि जीवन के सभी क्षेत्रों में। अधिकांश पेशों के लिए, संचार कौशल जैसे कि किसी को व्यक्त करने या दूसरों को सही ढंग से समझने की क्षमता सफलता और संगठन के लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक होती है।

अंतर-व्यक्तिगत/संचार कौशल: ये वे कौशल हैं जो कोई व्यक्ति दूसरों के साथ बातचीत करते समय उपयोग करता है। दूसरों के साथ बातचीत का अधिकांश भाग संचार के माध्यम से होता है, इसलिए इन कौशलों को अक्सर संचार कौशल के रूप में संदर्भित किया जाता है। संचार को कई तरीकों से परिभाषित किया जा सकता है। सबसे सरल शब्दों में, संचार है:

• सूचना का प्रसारण।
• एक मौखिक या गैर-मौखिक संदेश।
• एक प्रक्रिया जिसके द्वारा व्यक्तियों के बीच सूचना का आदान-प्रदान किया जाता है।

एक नागरिक सेवक के लिए अंतर-व्यक्तिगत/संचार कौशल का महत्व: एक नागरिक सेवक का व्यवहार एक महत्वपूर्ण पहलू है। नागरिक सेवकों से अपेक्षा की जाती है कि वे सम्मानजनक और आकर्षक व्यवहार रखें। वे जनता के सेवक होते हैं जहाँ वे समाज के हर प्रकार के लोगों से निपटते हैं और लोग उन्हें ध्यान से देखते हैं और सामूहिक मूल्यांकन का विषय बन जाते हैं।

दूसरी ओर, नागरिक सेवक के लिए स्वयं के लिए अच्छे अंतर-व्यक्तिगत और संचार कौशल होना हमेशा लाभकारी होता है क्योंकि वह/वह एक सामाजिक जीवन में होता है जहाँ कार्य वातावरण में प्रशासन को सफल बनाने के लिए जनता के आपसी सहयोग की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, नागरिक सेवक का विभिन्न प्रकार के लोगों, एक साधारण व्यक्ति से लेकर शीर्ष अधिकारियों और अन्य अधिकारियों के साथ बातचीत करने का कार्य होता है। इसलिए, नागरिक सेवकों के लिए लोगों के साथ अच्छे संबंध बनाए रखना अनिवार्य हो जाता है।

अंतर-व्यक्तिगत/संचार कौशल आवश्यक हैं ताकि कुछ गुण विकसित किए जा सकें जो एक नागरिक सेवक के लिए आवश्यक होते हैं, जैसे कि:

• विश्लेषणात्मक दृष्टिकोण,
• अच्छे संचार कौशल,
• तर्कसंगत दृष्टिकोण,
• टीम प्रबंधन क्षमताएँ,
• आशावाद,
• भावनात्मक बुद्धिमत्ता,
• सही और गलत का एहसास,
• लचीला दृष्टिकोण,
• ईमानदारी,
• योजना बनाना,
• सहानुभूति,
• व्यावहारिकता आदि।

संचार के तत्व/कौशल: सफल संचार के लिए आवश्यक तत्व हैं:

• प्रतिबिंबित करना और सुधारना,
• असर्टिवनेस,
• सहानुभूति,
• मदद या सुविधा प्रदान करना,
• प्रश्न पूछना,
• प्रभावी सुनना,
• स्वयं की जागरूकता।

सुनने के कौशल: यह आपके पास होने वाले सबसे महत्वपूर्ण कौशल में से एक है। आप कितनी अच्छी तरह सुनते हैं, इसका आपके कार्य की प्रभावशीलता और दूसरों के साथ आपके संबंधों की गुणवत्ता पर बड़ा प्रभाव पड़ता है। हम जानकारी प्राप्त करने, समझने, आनंद लेने और सीखने के लिए सुनते हैं। एक बेहतर श्रोता बनकर, आप अपनी उत्पादकता और प्रभावित करने, मनाने और बातचीत करने की क्षमता को सुधारेंगे। सक्रिय सुनने के पांच प्रमुख तत्व हैं। ये सभी आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि आप दूसरे व्यक्ति को सुनते हैं और दूसरा व्यक्ति जानता है कि आप उसकी बात सुन रहे हैं।

• ध्यान दें,
• दिखाएँ कि आप सुन रहे हैं,
• सकारात्मक प्रतिक्रिया,
• निर्णय में देरी करें,
• सही तरीके से प्रतिक्रिया दें।

अंतर-व्यक्तिगत/संचार कौशल का महत्व:

• ये कौशल आवश्यक, पर्याप्त और सही जानकारी प्रामाणिकता से देने के लिए बहुत अच्छे से उपयोग किए जा सकते हैं।
• इन कौशलों के माध्यम से, कोई दूसरों के दृष्टिकोण और व्यवहार को प्रभावित कर सकता है।
• ये कौशल उचित तरीके से संपर्क बनाने और संबंध बनाए रखने के लिए आवश्यक हैं।
• वे अपनी व्यक्तिगत आवश्यकताओं को व्यक्त करने और दूसरों की आवश्यकताओं को समझने में मदद करते हैं।
• वे भावनात्मक समर्थन देने और प्राप्त करने में मदद करते हैं।
• ये निर्णय लेने और समस्याओं को हल करने में बहुत मदद करते हैं।
• इनका उपयोग संगठनात्मक व्यवहार में सुधार करने के लिए किया जा सकता है।

चित्रण 1: निम्नलिखित में से कौन से अंतर-व्यक्तिगत कौशल नागरिक सेवकों के लिए आवश्यक होने चाहिए?

• समस्या समाधान और निर्णय लेना।
• संज्ञानात्मक और विश्लेषणात्मक क्षमताएँ।
• पहल और बहु-कार्य।
• प्रधानता और दृढ़ संकल्प।

सही उत्तर विकल्प (d) है। नागरिक सेवकों के लिए आवश्यक अंतर-व्यक्तिगत कौशल हैं:

• समस्या समाधान और निर्णय लेना।
• संज्ञानात्मक और विश्लेषणात्मक क्षमताएँ।
• पहल और बहु-कार्य।

दिए गए विकल्प में, "प्रधानता" नागरिक सेवकों के लिए अप्रत्याशित संकेत है। इसलिए, विकल्प (d) सही है।

चित्रण 2: आपको अगले दो दिन में अपने मुख्यालय के लिए एक बहुत महत्वपूर्ण कार्य पूरा करना है। अचानक आपका एक दुर्घटना हो जाता है। आपका कार्यालय insists करता है कि आपको कार्य पूरा करना होगा। आप:

• (a) समय सीमा का विस्तार मांगेंगे।
• (b) मुख्यालय को अपनी असमर्थता के बारे में सूचित करेंगे।
• (c) मुख्यालय को वैकल्पिक व्यक्ति का सुझाव देंगे जो आवश्यक कार्य कर सके।
• (d) तब तक दूर रहेंगे जब तक आप ठीक नहीं हो जाते।

उत्तर: (b) मुख्यालय को अपनी असमर्थता के बारे में सूचित करना और कारण बताना सबसे अच्छा कार्य है। इसलिए, विकल्प (b) सही उत्तर है।

चित्रण 3: निम्नलिखित में से कौन सा अंतर-व्यक्तिगत कौशल किसी के साथ करीबी मित्रता बनाए रखने में सहायक है?

• (a) चीजें उधार लेना।
• (b) आवश्यकता के समय मदद करने के लिए स्वेच्छा से।
• (c) शक्ति की आवश्यकता।
• (d) पार्टी में खुश रहना।

उत्तर: (b) चीजें उधार लेना या शक्ति की आवश्यकता मित्रता बनाए रखने में सहायक नहीं है। पार्टी में खुश रहना शिष्टाचार है, लेकिन यह मित्रता बनाए रखने में सहायक नहीं हो सकता। आवश्यकता के समय मदद करने के लिए स्वेच्छा से करना मित्रता को बनाए रखने में मदद करेगा। इसलिए, विकल्प (b) सही उत्तर है।

चित्रण 4: आपके अधीनस्थ द्वारा तैयार की गई अंतिम रिपोर्ट के संबंध में आपकी राय भिन्न है, जो तुरंत प्रस्तुत की जानी है। अधीनस्थ उस रिपोर्ट में दी गई जानकारी का औचित्य बता रहा है। आप:

• (a) अधीनस्थ को समझाएंगे कि वह गलत है।
• (b) उसे परिणामों पर पुनर्विचार करने के लिए कहेंगे।
• (c) स्वयं रिपोर्ट को संशोधित करेंगे।
• (d) उसे गलती का औचित्य न देने के लिए कहेंगे।

उत्तर: (c) तात्कालिकता को देखते हुए, विकल्प (a) और (b) समय की हानि का कारण बनेंगे। विकल्प (d) अनावश्यक विवाद का कारण बनेगा। इसलिए, सबसे अच्छा कार्य स्वयं रिपोर्ट को संशोधित करना है और उसके बाद आप अधीनस्थ को रिपोर्ट के बारे में मार्गदर्शन कर सकते हैं। इसलिए, विकल्प (c) सर्वोत्तम कार्रवाई का मार्ग है।

चित्रण 5: एक अच्छे श्रोता होने से जुड़े दो कौशल हैं:

• (a) ध्यान देना और प्रतिक्रिया प्रदान करना।
• (b) ध्यान देना और आवश्यकता होने पर अपनी अनैच्छिकता को छिपाना।
• (c) ध्यान देना और दिए गए संदेश के जवाब में उचित मार्गदर्शन प्रदान करना।
• (d) एक समय में एक से अधिक संदेश सुनना और रचनात्मक आलोचना प्रदान करना।

उत्तर: (a) एक अच्छे श्रोता बनने के लिए, सक्रिय सुनने में संलग्न होना आवश्यक है। सक्रिय सुनने के दौरान, श्रोता को वक्ता पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए और प्रतिक्रिया प्रदान करना अपेक्षित होता है। प्रतिक्रिया को विशिष्ट व्यवहार पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए; लक्ष्य-उन्मुख और उचित समय पर होनी चाहिए। इसलिए, ध्यान देना और प्रतिक्रिया सुनिश्चित करते हैं कि सुनने के कौशल अच्छे हैं।

चित्रण 6: एक तकनीक जो एक सक्रिय श्रोता द्वारा उपयोग की जा सकती है:

• (a) स्थिति का वर्णन करना।
• (b) चिंता व्यक्त करना।
• (c) वक्ता के शब्दों का सारांश देना।
• (d) बातचीत के दौरान अक्सर एक दृष्टिकोण पेश करना।

उत्तर: (c) सक्रिय सुनने के कौशल में सारांशित करना शामिल होता है, जिसमें श्रोता संदेश को कम शब्दों का उपयोग करके पुनः व्यक्त करता है। सारांशित करना यह दर्शाता है कि श्रोता वक्ता की मौखिक व्याख्याओं का अनुसरण कर रहा है और मूल संदेश को समझने लगा है।

प्रभावी संचार: संचार एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक सूचना का स्थानांतरण है। संचार को अर्थपूर्ण संदेश भेजने और प्राप्त करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जा सकता है। प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच संपूर्ण सफल संचार प्रक्रिया को प्रभावी संचार कहा जाता है।

संचार प्रक्रिया: इसमें कुछ कारक शामिल हैं:

• प्रेषक
• संदेश
• चैनल
• प्राप्तकर्ता
• प्रतिक्रिया
• संदर्भ

प्रेषक एक संदेश या सूचना को शब्दों, चित्रों या प्रतीकों में कोडित करके शुरू करता है और एक चैनल का चयन करता है, जो लिखित या मौखिक हो सकता है, जिसे प्राप्तकर्ता द्वारा प्राप्त किया जाता है और उसे डिकोड किया जाता है। ताकि इसे समझा जा सके और प्रेषक को प्रतिक्रिया भेजी जा सके। यह प्रक्रिया संचार के लिए संदर्भ या वातावरण की आवश्यकता होती है। ये औपचारिक या अनौपचारिक हो सकते हैं।

एक प्रभावी संचार के आवश्यक तत्व:

• संदेश की स्पष्टता और संपूर्णता।
• प्राप्तकर्ता का पर्याप्त ब्रीफिंग।
• लक्ष्यों की सही योजना।
• संदेश की विश्वसनीयता और स्थिरता।
• संदेश के मुख्य उद्देश्य को जानना।
• सही प्रतिक्रिया या फीडबैक।
• सही समय।
• संदेश को सही तरीके से संप्रेषित करने के लिए सही माध्यम का उपयोग।
• अनौपचारिक संचार का उपयोग।

चित्रण 7: संचार की प्रक्रिया में पहला कदम क्या है?

• (a) कोडिंग
• (b) संदेश
• (c) डिकोडिंग
• (d) प्राप्त करना

उत्तर: (a) संचार की प्रक्रिया कोडिंग के साथ शुरू होती है, अर्थात् प्रेषक अपने संदेश की शुरुआत करता है, इसलिए, कोडिंग होना संचार की प्रक्रिया का पहला कदम है।

चित्रण 8: निम्नलिखित में से संचार प्रक्रिया का अंतिम कदम कौन सा है?

• (a) चैनल
• (b) संदेश
• (c) डिकोडिंग
• (d) प्राप्त करना

उत्तर: (d) संचार की प्रक्रिया प्रेषक के संदेश को चैनल के माध्यम से कोडित करने से शुरू होती है और प्रक्रिया का अंत प्राप्तकर्ता द्वारा संदेश को डिकोड करने से होता है। इसलिए, सही उत्तर है प्राप्त करना, अर्थात् (d)।

चित्रण 9: संचार के संदर्भ में 'संदर्भ' क्या है?

• (a) प्रभावी संवाद
• (b) बातचीत के लिए भौतिक और मनोवैज्ञानिक वातावरण
• (c) संदेश प्राप्ति में हस्तक्षेप
• (d) संदेशों के प्रति मौखिक और गैर-मौखिक प्रतिक्रियाएँ

उत्तर: (b) संदर्भ एक संदेश के चारों ओर की परिस्थितियाँ हैं। परिस्थितियाँ भौतिक सेटिंग और मनोवैज्ञानिक वातावरण को शामिल कर सकती हैं, जैसे कि लोगों के मूल्य की स्थिति, संदेश की उपयुक्तता।

चित्रण 10: संचार प्रक्रिया में, कोड करना क्या है?

• (a) कुछ नया बनाने की कोशिश करना
• (b) संकेतों को तटस्थ आवेगों में परिवर्तित करना
• (c) संचार मार्ग को अवरुद्ध करना
• (d) मनोबल बढ़ाना

उत्तर: (b) कोडिंग के दौरान कुछ नया बनाने में, प्राप्तकर्ता कोडित संदेश को डिकोड नहीं कर सकता। संचार नेटवर्क में कोडिंग संचार प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाती है। कोडिंग के द्वारा, प्रेषक संदेश को प्राप्तकर्ता तक पहुँचाने की कोशिश करता है, केवल मनोबल बढ़ाने की कोशिश नहीं करता। कोडिंग विचारों को संचार में बदलने की प्रक्रिया है और इसके लिए, मन को आंतरिक संज्ञानात्मक प्रक्रिया से गुजरना होता है। इस प्रकार, कोडिंग मौखिक या गैर-मौखिक संकेतों को तटस्थ आवेगों में परिवर्तित करती है।

संचार के प्रकार: लोग एक-दूसरे के साथ कई तरीकों से संवाद करते हैं जो संदेश और इसे भेजे जाने वाले संदर्भ पर निर्भर करते हैं। संचार चैनल का चयन और आपके संचार करने का तरीका भी संचार को प्रभावित करता है। संचार के प्रकार संचार चैनलों के आधार पर हैं:

• मौखिक संचार
• गैर-मौखिक संचार

1. मौखिक संचार: यह संचार उस रूप को संदर्भित करता है, जिसमें संदेश मौखिक रूप से प्रसारित किया जाता है; संचार शब्द से होता है और लेखन के एक टुकड़े के माध्यम से। हर संचार का उद्देश्य यह है कि लोग समझें कि हम क्या व्यक्त करने की कोशिश कर रहे हैं। मौखिक संचार में, KISS (Keep It Short and Simple) का संक्षेप याद रखें।

CSAT में महत्व

UPSC ने इस विषय को इसलिए शामिल किया है क्योंकि प्रशासनिक सेवाओं के लिए एक विशेष प्रकार के व्यक्तित्व की आवश्यकता होती है जो प्रशासन के कार्य को विभिन्न चुनौतियों के बावजूद कर सके। CSAT में इस विषय से सीधे कोई प्रश्न नहीं पूछा जाता है, लेकिन निर्णय लेने और समस्या समाधान पर आधारित प्रश्नों के लिए उम्मीदवारों को सही दृष्टिकोण पाने के लिए अच्छे अंतरव्यक्तिगत और संचार कौशल की आवश्यकता होती है।

अंतरव्यक्तिगत कौशल जिसमें संचार कौशल शामिल हैं

संचार सूचना और विचारों का एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति या कई लोगों के बीच आदान-प्रदान और प्रवाह है, चाहे वह मौखिक हो या गैर-मौखिक। एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक संचार को आमतौर पर एक साधारण त्रिकोण के रूप में दर्शाया जाता है जिसमें प्रेषक, संदेश और प्राप्तकर्ता शामिल होते हैं। कार्य क्षेत्र में संचार कौशल का बहुत महत्व है जैसे कि जीवन के सभी क्षेत्रों में। अधिकांश पेशों के लिए, संचार कौशल जैसे कि एक को व्यक्त करने की क्षमता या दूसरों को सही ढंग से समझने की क्षमता सफलता और संगठन के लक्ष्यों की पूर्ति के लिए आवश्यक है।

अंतरव्यक्तीय/संचार कौशल

अंतरव्यक्तीय/संचार कौशल वे कौशल हैं जो एक व्यक्ति दूसरों के साथ बातचीत करते समय उपयोग करता है। दूसरों के साथ बातचीत का अधिकांश भाग संचार के माध्यम से होता है, इसलिए अंतरव्यक्तीय कौशल को अक्सर संचार कौशल कहा जाता है। संचार को कई तरीकों से परिभाषित किया जा सकता है। सबसे सरल शब्दों में, संचार है:

• सूचना का प्रसारण।
• एक मौखिक या गैर-मौखिक संदेश।
• एक प्रक्रिया जिसके द्वारा जानकारी का आदान-प्रदान व्यक्तियों के बीच एक सामान्य प्रतीक, संकेत या व्यवहार प्रणाली के माध्यम से होता है।

एक सिविल सेवक के लिए अंतरव्यक्तीय/संचार कौशल का महत्व

एक सिविल सेवक का व्यवहार एक महत्वपूर्ण पहलू है। सिविल सेवकों से अपेक्षित होता है कि उनका व्यवहार सम्मानजनक और आकर्षक हो। वे जनता के सेवक होते हैं जहाँ वे समाज के हर प्रकार के लोगों से निपटते हैं और लोगों द्वारा ध्यान से देखे जाते हैं और सामूहिक मूल्यांकन के विषय बन जाते हैं।

दूसरी ओर, स्वयं सिविल सेवक के लिए, अच्छे अंतरव्यक्तीय और संचार कौशल होना हमेशा लाभकारी होता है क्योंकि वह सामाजिक जीवन में है जहाँ कार्य वातावरण को सफल बनाने के लिए जनता की आपसी सहयोग की आवश्यकता होती है।

इसके अलावा, सिविल सेवक को विभिन्न प्रकार के लोगों के साथ बातचीत करने का कार्य होता है, साधारण नागरिक से लेकर शीर्ष अधिकारियों और अन्य अधिकारियों तक। इसलिए, सिविल सेवकों के लिए लोगों के साथ अच्छे संबंध बनाए रखना अनिवार्य हो जाता है जब वह उनसे संपर्क करते हैं।

अंतरव्यक्तीय/संचार कौशल एक सिविल सेवक के लिए आवश्यक कुछ गुण विकसित करने के लिए आवश्यक हैं जैसे:विश्लेषणात्मक दृष्टिकोण, अच्छे संचार कौशल, तार्किक दृष्टिकोण, टीम प्रबंधन क्षमताएँ, आशावाद, भावनात्मक बुद्धिमत्ता, सही और गलत का अनुभव, लचीला दृष्टिकोण, ईमानदारी, योजना, सहानुभूति, व्यावहारिकता आदि।

संचार के तत्व/कौशल

सफल संचार करने के लिए आवश्यक तत्व हैं:

• प्रतिबिंबित करना और सुधारना
• दृढ़ता
• सहानुभूति
• सहायता या सुविधा प्रदान करना
• प्रश्न पूछना
• प्रभावी सुनना
• स्वयं के प्रति जागरूकता

सुनने के कौशल

यह सबसे महत्वपूर्ण कौशल में से एक है जो आपके पास हो सकता है। आप कितना अच्छा सुनते हैं, इसका आपके कार्य की प्रभावशीलता और दूसरों के साथ आपके संबंधों की गुणवत्ता पर बड़ा प्रभाव पड़ता है। हम जानकारी प्राप्त करने के लिए सुनते हैं, समझने के लिए सुनते हैं, आनंद के लिए सुनते हैं और सीखने के लिए सुनते हैं। बेहतर श्रोता बनकर, आप अपनी उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं और प्रभाव डालने, मनाने और बातचीत करने की अपनी क्षमता में सुधार कर सकते हैं। सक्रिय सुनने के पाँच मुख्य तत्व हैं। ये सभी आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि आप दूसरे व्यक्ति को सुनते हैं और वह जानता है कि आप उसकी बात सुन रहे हैं।

• ध्यान दें
• यह दिखाएं कि आप सुन रहे हैं
• सकारात्मक फीडबैक
• निर्णय को स्थगित करें
• उचित रूप से प्रतिक्रिया दें

अंतरव्यक्तीय/संचार कौशल का महत्व

अंतरव्यक्तीय/संचार कौशल का महत्व है:

• इन कौशलों का उपयोग आवश्यक, पर्याप्त और सही जानकारी प्रामाणिक रूप से देने के लिए किया जा सकता है।
• इन कौशलों के द्वारा, कोई दूसरों के दृष्टिकोण और व्यवहार को प्रभावित कर सकता है।
• ये कौशल संपर्क बनाने और संबंधों को उचित तरीके से बनाए रखने के लिए आवश्यक हैं।
• ये अपनी व्यक्तिगत आवश्यकताओं को व्यक्त करने और दूसरों की आवश्यकताओं को समझने में मदद करते हैं।
• ये भावनात्मक समर्थन देने और प्राप्त करने में मदद करते हैं।
• ये निर्णय लेने और समस्याओं को हल करने में बहुत सहायक होते हैं।
• इनका उपयोग संगठनात्मक व्यवहार में सुधार करने के लिए किया जा सकता है।

उदाहरण 1:

निम्नलिखित में से कौन सी अंतरव्यक्तीय कौशल सिविल सेवकों के लिए आवश्यक होनी चाहिए?

• समस्या समाधान और निर्णय लेना।
• संज्ञानात्मक और विश्लेषणात्मक क्षमताएँ।
• पहल और बहु-कार्य करना।
• प्रभुत्व और दृढ़ संकल्प।

सही उत्तर चुनें: (a) 1, 2 और 4 (b) 1, 3 और 4 (c) 2, 3 और 4 (d) 1, 2 और 3 (e) 1, 2, 3 और 4

उत्तर: (d) सिविल सेवकों के लिए आवश्यक निम्नलिखित अंतरव्यक्तीय कौशल होने चाहिए: 1. समस्या समाधान और निर्णय लेना। 2. संज्ञानात्मक और विश्लेषणात्मक क्षमताएँ। 3. पहल और बहु-कार्य करना। दिए गए विकल्प में, वाक्य 4 'प्रभुत्व' सिविल सेवकों के लिए अप्रत्याशित संकेत है। इसलिए, विकल्प (d) सही है।

संचार की प्रक्रिया

संचार की प्रक्रिया में कुछ तत्व शामिल होते हैं:

• प्रेषक
• संदेश
• चैनल
• प्राप्तकर्ता
• प्रतिक्रिया
• संदर्भ

प्रेषक एक संदेश या जानकारी की शुरुआत करता है, विचारों को शब्दों, चित्रों या प्रतीकों में कोडित करता है, और एक चैनल का चयन करता है, जो मौखिक या लिखित हो सकता है, जिसे प्राप्तकर्ता प्राप्त करता है और डीकोड करता है। यह प्रक्रिया संचार करने के लिए एक संदर्भ या वातावरण की आवश्यकता होती है। ये औपचारिक या अनौपचारिक हो सकते हैं।

प्रभावी संचार के आवश्यक विशेषताएँ

प्रभावी संचार की कुछ आवश्यक विशेषताएँ निम्नलिखित हैं:

• प्रेषित संदेश की स्पष्टता और अखंडता।
• प्राप्तकर्ता का पर्याप्त संक्षेप।
• लक्ष्यों की सटीक योजना।
• संदेश की विश्वसनीयता और एकरूपता।
• संदेश के मुख्य उद्देश्य को जानना।
• उचित प्रतिक्रिया या फीडबैक।
• सही समय पर।
• संदेश को सही तरीके से संप्रेषित करने के लिए उचित माध्यम का उपयोग करना।
• अनौपचारिक संचार का उपयोग।

प्रभावी संचार की कुछ आवश्यक विशेषताएँ निम्नलिखित हैं:

• संदेश की स्पष्टता और अखंडता को संप्रेषित करना।
• प्राप्तकर्ता का पर्याप्त ब्रिफिंग।
• लक्ष्यों की सटीक योजना।
• संदेश की विश्वसनीयता और एकरूपता।
• संदेश का मुख्य उद्देश्य जानना।
• सही प्रतिक्रिया या फीडबैक।
• सही समय पर संचार करना।
• संदेश को सही तरीके से संप्रेषित करने के लिए उचित माध्यम का उपयोग।
• अनौपचारिक संचार का उपयोग।

चित्रण 7: संचार की प्रक्रिया में पहला कदम क्या है? (a) एनकोडिंग (b) संदेश (c) डीकोडिंग (d) प्राप्त करना

उत्तर: (a) संचार की प्रक्रिया एनकोडिंग से शुरू होती है, अर्थात् प्रेषक अपना संदेश शुरू करता है, इस प्रकार, एनकोडिंग होती है जो संचार की प्रक्रिया में पहला कदम है।

चित्रण 8: निम्नलिखित में से संचार की प्रक्रिया का अंतिम कदम कौन सा है? (a) चैनल (b) संदेश (c) डीकोडिंग (d) प्राप्त करना

उत्तर: (d) संचार की प्रक्रिया प्रेषक द्वारा संदेश को चैनल के माध्यम से एनकोडिंग से शुरू होती है और प्रक्रिया डीकोडिंग के साथ समाप्त होती है जब प्राप्तकर्ता डीकोडेड संदेश को प्राप्त करता है। इस प्रकार, सही उत्तर प्राप्त करना है, अर्थात् (d)।

चित्रण 9: संचार के संदर्भ में 'संदर्भ' क्या है? (a) प्रभावी संवाद (b) बातचीत के लिए भौतिक और मनोवैज्ञानिक पर्यावरण (c) संदेश प्राप्ति में रुकावट (d) संदेशों के लिए मौखिक और गैर-मौखिक प्रतिक्रियाएँ

उत्तर: (b) संदर्भ वह परिस्थितियाँ हैं जो एक संदेश के चारों ओर होती हैं। परिस्थितियों में भौतिक सेटिंग और मनोवैज्ञानिक वातावरण शामिल हो सकते हैं, जैसे कि लोगों के मूल्य पद, संदेश की उपयुक्तता।

चित्रण 10: संचार प्रक्रिया में एनकोड करने का मतलब क्या है? (a) कुछ नया बनाने की कोशिश करना (b) संकेतों को तटस्थ आवेगों में बदलना (c) संचार के मार्ग को अवरुद्ध करना (d) मनोबल बढ़ाना

उत्तर: (b) एनकोडिंग के दौरान कुछ नया बनाने में, प्राप्तकर्ता एनकोडेड संदेश को डीकोड नहीं कर सकता है। संचार नेटवर्क में एनकोडिंग, संचार प्रक्रिया को सुगम बनाता है। एनकोडिंग के द्वारा, प्रेषक प्राप्तकर्ता को संदेश देने की कोशिश करता है, न कि केवल मनोबल बढ़ाने की। एनकोडिंग विचारों को संचार में बदलने की प्रक्रिया है और इसके लिए, मस्तिष्क आंतरिक संज्ञानात्मक प्रक्रिया से गुजरता है। इसलिए, एनकोडिंग मौखिक या गैर-मौखिक संकेतों को तटस्थ आवेगों में बदलता है।

मौखिक संचार को दो भागों में विभाजित किया गया है, जो निम्नलिखित हैं:

• मौखिक संचार: इसमें बोले गए शब्दों का उपयोग किया जाता है। इसमें आमने-सामने की बातचीत, भाषण, टेलीफोन बातचीत, वीडियो, रेडियो, टेलीविजन, इंटरनेट पर वॉइस आदि शामिल हैं। मौखिक संचार में बोलने की पिच, आवाज का स्तर, गति और स्पष्टता से प्रभाव पड़ता है।
• लिखित संचार: इसमें संवाद के लिए लिखे गए संकेत या प्रतीकों का उपयोग किया जाता है। एक लिखित संदेश मुद्रित या हस्तलिखित हो सकता है। लिखित संचार में संदेश को ई-मेल, पत्र, रिपोर्ट, मेमो आदि के माध्यम से भेजा जा सकता है। लिखित संचार में संदेश की गुणवत्ता शब्दावली और व्याकरण, लेखन शैली, भाषा की सटीकता और स्पष्टता से प्रभावित होती है।

यह संचार बिना शब्दों के संदेश भेजने या प्राप्त करने की प्रक्रिया है। हम कह सकते हैं कि मौखिक और लिखित संचार के अलावा, जैसे इशारों, शरीर की भाषा, मुद्रा, आवाज़ की ताल या चेहरे के अभिव्यक्तियों को गैर-मौखिक संचार कहा जाता है। गैर-मौखिक संचार पूरी तरह से वक्ता की शरीर की भाषा पर निर्भर करता है। यह प्राप्तकर्ता को प्राप्त संदेश की व्याख्या करने में मदद करता है। अक्सर, गैर-मौखिक संकेत मौखिक संदेशों की तुलना में स्थिति को अधिक सटीकता से दर्शाते हैं। कभी-कभी, गैर-मौखिक प्रतिक्रिया मौखिक संचार के विपरीत होती है और इस प्रकार, संदेश की प्रभावशीलता को प्रभावित करती है। गैर-मौखिक संचार के निम्नलिखित तीन तत्व हैं:

• दिखावट: हर किसी के लिए दिखावट भिन्न होगी, जैसे वक्ता की दिखावट में उनके कपड़े, हेयरस्टाइल, साफ-सफाई, कॉस्मेटिक्स का उपयोग और परिवेश (कमरे का आकार, प्रकाश, सजावट, फर्नीशिंग) शामिल हैं।
• शरीर की भाषा: इसमें चेहरे की अभिव्यक्तियाँ, इशारे, मुद्राएँ आदि शामिल होती हैं।
• ध्वनियाँ: यह आवाज़ की ताल, आवाज का स्तर, बात करने की गति आदि से संबंधित है।

उदाहरण 11: संचार में KISS का सिद्धांत UPPSC 2012 के लिए खड़ा होता है: (a) इसे स्टाइलिश और सूक्ष्म रखें (b) इसे संक्षिप्त और सरल रखें (c) इसे ईमानदार और गुप्त रखें (d) इसे सुरक्षित और छायांकित रखें। उत्तर: (b) संचार में KISS का सिद्धांत इसे संक्षिप्त और सरल रखें के लिए खड़ा होता है, क्योंकि जब संचार सरल और संक्षिप्त होता है तो संदेश की स्पष्टता होती है।

उदाहरण 12: आप अपनी संगठन की नीति के बदले हुए नियम के बारे में संचार करना चाहते हैं। संगठन के प्रमुख के रूप में, आप अपने अधीनस्थों को नीति के बारे में नवीनतम जानकारी देने के लिए निम्नलिखित में से कौन सा संचार का तरीका चुनेंगे? (a) मौखिक संचार (b) लिखित संचार (c) मौखिक संचार के बाद लिखित संचार (d) मीडिया के माध्यम से (e) उपरोक्त में से कोई नहीं। उत्तर: (c) अधीनस्थों को नई जानकारी देने के लिए सबसे उपयुक्त संचार प्रणाली मौखिक संचार के बाद लिखित संचार होगी।

उदाहरण 13: आपको एक महत्वपूर्ण आधिकारिक बैठक में न उपस्थित होने के लिए स्पष्टीकरण देने के लिए कहा गया है। आपका तत्काल बॉस जिसने आपको बैठक के बारे में नहीं बताया, अब आप पर दबाव बना रहा है कि आप उसके खिलाफ कोई आरोप न लगाएँ। आप (a) तथ्य स्पष्ट करते हुए एक लिखित उत्तर भेजेंगे (b) स्थिति स्पष्ट करने के लिए शीर्ष बॉस से नियुक्ति लेंगे (c) स्थिति को बचाने के लिए अपनी गलती स्वीकार करेंगे (d) बैठक के समन्वयक पर सूचना न देने की जिम्मेदारी डालेंगे। उत्तर: (a) इस उदाहरण में, लिखित संचार महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, इसलिए लिखित उत्तर देना एक प्रमाणिक दस्तावेज के रूप में तथ्य स्पष्ट करने में सहायक होगा, क्योंकि मौखिक रूप से बॉस को समझाने और किसी और पर जिम्मेदारी डालने से यह नहीं दिखेगा कि आप निर्दोष हैं और यह प्रमाणिक नहीं हो सकता। इस प्रकार, सही उत्तर (a) है।

उदाहरण 14: निम्नलिखित में से कौन सा गैर-मौखिक संचार के facilitator का उदाहरण है? (a) आंखों का संपर्क (b) चिल्लाना (c) बड़बड़ाना (d) जार्गन। उत्तर: (a) चिल्लाना, बड़बड़ाना, जार्गन संचार के बाधाएँ हैं। आंखों का संपर्क एक गैर-मौखिक संचार facilitator का उदाहरण है। क्योंकि आंखों का संपर्क संचार के प्रवाह को नियंत्रित करता है और वक्ता की विश्वसनीयता को बढ़ाता है। जब एक वक्ता दूसरी ओर देखता है, तो यह उदासीनता, ध्यान की कमी और आत्मविश्वास की कमी का संकेत देता है।

चित्रण 15: नीचे दिए गए संचार के पहलुओं में से असामान्य वस्तु खोजें। (क) पहुँच (ख) विषयों की प्राथमिकता (ग) बाधाएँ (घ) व्यवहार का अर्थ उत्तर: (घ) पहुँच और विषयों की प्राथमिकता संचार की प्रक्रिया के लिए आवश्यक हैं, जबकि बाधाएँ संचार में रुकावट डालती हैं और व्यवहार का अर्थ कहीं नहीं होता है। इसलिए, सही उत्तर विकल्प (घ) है।

चित्रण 16: आप बाजार में एक नए उत्पाद के लॉन्च की औपचारिक बैठक में भाग ले रहे हैं। बैठक बहुत उबाऊ और अप्रभावी है क्योंकि टीम किसी विशिष्ट कार्रवाई की दिशा में नहीं पहुँच रही है। बैठक आपके कार्यालय में चल रही है। आप (क) एक आकस्मिक कॉल प्राप्त करने का बहाना करेंगे और अपने चैंबर/डेस्क पर वापस चले जाएंगे (ख) अपने आप को शामिल करने की कोशिश करेंगे और बैठक को अधिक उत्पादक बनाने में मदद करेंगे और टीम को निष्कर्ष पर पहुँचाने में मदद करेंगे (ग) बैठक को सहन करेंगे क्योंकि छोड़ना असभ्य होगा (घ) बैठक को स्थगित करने की कोशिश करेंगे। उत्तर: (ख) विकल्प (ख) कठिन परिस्थितियों में मौखिक अभिव्यक्ति की आत्मविश्वास और शक्ति को दर्शाता है, बैठक छोड़ने से आपकी गैर-जिम्मेदारी और खराब छवि प्रदर्शित होगी। इसलिए, विकल्प (क) उपयुक्त नहीं है। विकल्प (ग) और (घ) संगठन के हित में ध्यान और प्रतिबद्धता की कमी को दर्शाते हैं। इसलिए, उत्तर (ख) है।

संचार नेटवर्क निम्नलिखित में विस्तार से चर्चा की गई है:

• चक्र नेटवर्क: यह दो स्तरों की पदानुक्रम है, यह सबसे संरचित और केंद्रीकृत पैटर्न है क्योंकि प्रत्येक सदस्य केवल एक व्यक्ति से संवाद करता है जो उस सदस्य के निकटतम होता है।
• श्रृंखला नेटवर्क: यह केंद्रीकरण में अगला उच्चतम है जहां केवल दो लोग एक-दूसरे के साथ संवाद कर सकते हैं और वे अंततः केवल एक व्यक्ति से संवाद करते हैं।
• Y नेटवर्क: यह श्रृंखला नेटवर्क के समान है सिवाय इसके कि दो सदस्य श्रृंखला के बाहर होते हैं। यह पैटर्न थोड़ा कम केंद्रीकृत है, दो व्यक्ति नेटवर्क के केंद्र के निकट होते हैं।
• वृत्त नेटवर्क: यह तीन स्तरों की पदानुक्रम है, यह क्षैतिज और विकेंद्रीकृत संचार है। इसमें, प्रत्येक सदस्य दाएँ और बाएँ दोनों सदस्यों के साथ संवाद कर सकता है।
• सभी चैनल नेटवर्क: यह वृत्त नेटवर्क के समान है जहां सभी सदस्य स्वतंत्र रूप से संवाद करते हैं और यह अन्य नेटवर्क के बीच सबसे विकेंद्रीकृत है।

चित्रण 17: निम्नलिखित संचार नेटवर्क में, समूह के प्रत्येक सदस्य केवल अपने निकटतम सदस्य से ही संवाद कर सकता है? (क) चक्र नेटवर्क (ख) Y नेटवर्क (ग) श्रृंखला नेटवर्क (घ) वृत्त नेटवर्क उत्तर: (क) Y नेटवर्क में, सदस्य आपस में या निकटतम व्यक्ति के साथ संवाद नहीं कर सकते, बल्कि केवल वरिष्ठ से। श्रृंखला नेटवर्क में, केवल दो लोग एक-दूसरे के साथ संवाद कर सकते हैं जबकि वृत्त नेटवर्क में, प्रत्येक सदस्य दाएँ और बाएँ दोनों सदस्यों के साथ संवाद कर सकता है। इस प्रकार, चक्र नेटवर्क में दो स्तरों की पदानुक्रम है जहां समूह का एक सदस्य अगले से संवाद करता है, अर्थात् केवल एक अन्य व्यक्ति से। इसलिए, विकल्प (क) सही उत्तर है।